Utilizar a tecnologia para aumentar a produtividade no teletrabalho

Com a pandemia do COVID-19, que requer isolamento social presencial, houve um aumento crescente no número de empresas que passaram a adotar o home office, em todo o mundo. Empresas de várias áreas tiveram de se adaptar à mudança do modelo de trabalho. Para garantir a produtividade das equipas no trabalho remoto de forma rápida e segura, mencionamos algumas dicas e ferramentas digitais que estamos a utilizar e que passamos a partilhar convosco.

1. Crie listas de tarefas diárias e semanais

Uma lista com os objetivos diários, semanais ou dos próximos projetos profissionais ajuda a manter-se mais organizado, motivado e produtivo enquanto trabalha em casa. As ferramentas Asana ou o Trello são dois bons exemplos de ferramentas que ajudam na criação de tarefas permitindo a partilha e organização das mesmas com as equipas.

As tarefas permitem incluir fotografias (com ideias, por exemplo), listas, datas de entrega, e questionários sobre decisões que têm de ser tomadas.

2. Trabalhe com as aplicações do Office 365

As ferramentas do Office 365, são as que nós utilizamos internamente. Podem trabalhar nos ficheiros em Excel, Word, Powerpoint, entre outros, em qualquer lugar do Mundo e em qualquer dispositivo com atualizações automáticas. Isto facilita não só a criação e edição de ficheiros, como a partilha de informações em tempo real com as equipas.

Para além do Office 365, sugerimos o Google Suite, que reúne muitas ferramentas que funcionam também de forma integrada a partir do seu computador, telemóvel ou tablet, como o Gail, Google Docs, Google Sheets, Google Forms, entre outros.

3. Crie, partilhe e envie ficheiros pelo OneDrive

O OneDrive é uma aplicação da Microsoft, disponível através do Office 365 para empresas, que a Go4Mobility utiliza para permitir guardar todo o tipo de ficheiros e aceder-lhes a partir de qualquer dispositivo (PC, Tablet, Telemóvel), em qualquer lugar com acesso à internet. O melhor de tudo é que para além de manter os ficheiros no OneDrive, também é possível que os partilhe com os seus colegas de equipa e que estes editem os mesmos ficheiros em tempo real (caso lhes tenha dado permissões para tal).

Outro tipo de ferramentas transversais ao OneDrive muito conhecidas entre as empresas são o Google Drive, o Slack ou a Dropbox.

4. Comunique através do Microsoft Teams

A ferramenta Teams da Microsoft é a nossa via de comunicação entre equipas. A versão gratuita, para um máximo de 300 utilizadores, permite comunicar via mensagens instantâneas com diferentes equipas, fazer videochamadas e colaborar na edição de ficheiros Office (Word, PowerPoint ou Excel).

O que está incluído na versão gratuita do Teams?

• Pesquisa e chat ilimitados
• Videochamadas
• Armazenamento de ficheiros pessoais e da equipa
• Colaboração em tempo real com o Office
• Suporte para dispositivos móveis

Também existem outros meios de comunicação muito conhecidos, tais como o Skype, WhatsApp ou agendas partilhadas, de forma a dar continuidade aos projetos em curso e manter um contacto rápido e próximo.

5. Zoom para as videoconferências

O Zoom facilita a coordenação de chamadas de vídeo, ou só de voz, para chamadas até 100 pessoas. A versão gratuita permite chamadas até 40 minutos. Outra vantagem é que facilita a possibilidade de o organizador da reunião ligar e desligar microfones e câmaras dos diferentes membros da equipa. Ao mesmo tempo, permite também usar a ferramenta de chat, e partilhar reações, comentários e personalizar o fundo enquanto a informação está a ser apresentada.

Além do Zoom, tem também o Skype, o Google Meet e o Zoho Meeting.

6. Mantenha o foco e produtividade com o Befocused

Para uma boa gestão de tempo e de produtividade, utilize aplicações que desempenhem essa função, com horários programados para as pausas ao longo do dia. Através da app Befocused, crie tarefas, pode configurar pausas e acompanhar o seu progresso ao longo do dia, semana ou período personalizado.

7. Desenvolva e partilhe ideias através do Mindmeister

O MindMeister permite que várias pessoas partilhem sugestões sobre um tema ou projeto através de mensagens em formato de “balões”. Tem como objetivo visualizar as ideias de diferentes membros da equipa e perceber como se podem interligar. O programa além de ficar totalmente disponível na cloud (não necessita de download), tem ainda um serviço de mensagens integrados e a opção de recuperar alterações e modificações que foram feitas.

8. Utilize o LinkedIn para manter o networking

Uma das redes sociais mais utilizadas para relações comerciais é o LinkedIn e é algo que utilizamos diariamente. A troca de contactos entre profissionais de diferentes sectores, durante uma época de teletrabalho, pode ajudar a encontrar e falar com a pessoa certa, no momento certo.