Utilizar la tecnología para aumentar la productividad en el teletrabajo

Con la pandemia de COVID-19, que requiere el aislamiento social cara a cara, se ha producido un aumento creciente del número de empresas que adoptan el home office en todo el mundo. Las empresas de diversas áreas tuvieron que adaptarse al nuevo modelo de trabajo. Para asegurar la productividad de los equipos en el trabajo a distancia de forma rápida y segura, mencionamos algunos consejos y herramientas digitales que estamos usando y que ahora compartimos con vosotros.

1. Crear listas de tareas diarias y semanales

Una lista de proyectos profesionales diarios, semanales o futuros le ayudarán a mantenerse más organizado, motivado y productivo mientras trabaja en casa. Asana o Trello son dos ejemplos de herramientas que ayudan en la creación de tareas y que permiten compartir y organizarlas con los equipos.

Las tareas permiten incluir fotos (con ideas, por ejemplo), listas, fechas de entrega y cuestionarios sobre las decisiones que deben tomarse.

2. Trabajar con las aplicaciones de Office 365

Las herramientas de Office 365 son las que usamos internamente. Pueden trabajar en archivos de Excel, Word, Powerpoint, entre otros, en cualquier lugar del mundo y en cualquier dispositivo con actualizaciones automáticas. Esto facilita no sólo la creación y edición de archivos, sino también el intercambio de información en tiempo real con los equipos.

Además de Office 365, sugerimos el Google Suite, que reúne muchas herramientas que también funcionan de forma integrada desde su ordenador, móvil o tablet, como Gail, Google Docs, Google Sheets, Google Forms, entre otros.

 3. Crear, compartir y subir archivos por OneDrive

OneDrive es una aplicación de Microsoft, disponible a través de Office 365 para empresas, que Go4Mobility utiliza para guardar todo tipo de archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo (PC, Tablet, Móvil), en cualquier lugar con acceso a Internet. Lo mejor de todo es que, además de guardar los archivos en OneDrive, también puede compartirlos con sus compañeros de equipo y hacer que editen los mismos archivos en tiempo real (si les ha dado permiso para ello).

Otro tipo de herramientas que cruzan OneDrive y que son muy conocidas entre las empresas son Google Drive, Slack o Dropbox.

4. Comunicarse a través de Microsoft Teams

La herramienta Teams de Microsoft es nuestra forma de comunicarnos entre equipos. La versión gratuita, para un máximo de 300 usuarios, permite comunicarse a través de mensajes instantáneos con diferentes equipos, realizar videollamadas y colaborar en la edición de archivos de Office (Word, PowerPoint o Excel).

¿Qué incluye la versión gratuita de Teams?

• Búsqueda y chat ilimitados
• Videollamadas
• Almacenamiento de archivos personales y de equipo
• Colaboración en tiempo real con el Office
• Apoyo a los dispositivos móviles

También hay otros medios conocidos, como Skype, WhatsApp o agendas compartidas, para continuar con los proyectos en curso y mantenerse en contacto rápido y estrecho.

5. Zoom para las videoconferencias

El Zoom facilita la coordinación de videollamadas, o sólo de voz, para llamadas de hasta 100 personas. La versión gratuita permite llamadas de hasta 40 minutos. Otra ventaja es que facilita al organizador de la reunión el encender y apagar de los micrófonos y cámaras de los diferentes miembros del equipo. Al mismo tiempo, también le permite utilizar la herramienta de chat, y compartir reacciones, comentarios y personalizar el fondo mientras se muestra la información.

Además de Zoom, también hay Skype, Google Meet y Zoho Meeting.

6. Mantén la concentración y la productividad con Befocused

Para una buena gestión del tiempo y la productividad, utilice aplicaciones que realicen esta función, con horarios programados para los descansos a lo largo del día. A través de la aplicación Befocused, crea tareas, puede configurar descansos y monitorear su progreso a lo largo del día, de la semana o del período personalizado.

7. Desarrollar y compartir ideas a través de Mindmeister

MindMeister permite a varias personas compartir sugerencias sobre un tema o proyecto a través de mensajes en un formato de «globos». Su objetivo es visualizar las ideas de los diferentes miembros del equipo y entender cómo pueden conectarse. El programa, además de estar totalmente disponible en la cloud (no requiere descarga), también tiene un servicio de mensajería integrado y la opción de recuperar los cambios y modificaciones que se hicieron.

8. Usar LinkedIn para mantener la red

Una de las redes sociales más utilizadas para las relaciones de negocios es LinkedIn y es algo que usamos a diario. El intercambio de contactos entre profesionales de diferentes sectores, durante una temporada de teletrabajo, puede ayudar a encontrar y hablar con la persona adecuada, en el momento oportuno.